Toute entreprise embauchant des salariés doit prendre en compte différents éléments dans sa gestion quotidienne. La bonne administration des congés représente d’ailleurs une problématique clé en matière de ressources humaines. Comment optimiser ces processus ? Quelles bonnes pratiques adopter ? Découvrons le ensemble.
Objectifs de la gestion des congés
Rappelons tout d’abord les grands enjeux de cette gestion. Pour être efficace, la gestions des congés doit permettre de simplifier les processus de demande (côté salarié) et d’acceptation (côté employeur ou manager) des jours de congés. Elle permettra également à tous les salariés de connaître facilement leur solde individuel de jours de congés restant à la date de leur choix et fournir un planning accessible à tous pour une visibilité globale et un bon transfert de l’information.
Ainsi, les équipes pourront s’organiser selon les dates d’absence de tel ou tel collaborateur, ce qui nous amène à notre premier conseil : l’anticipation.
Bien anticiper les demandes de congés
Certaines périodes sont celles où les salariés sont le plus susceptibles de demander des congés. C’est le cas par exemple des deux premières semaines d’août, ainsi que de la fin d’année avec les vacances de Noël. Par ailleurs, selon quand tombent les jours fériés annuels (ex : 11 novembre, 14 Juillet, 15 Août…), plusieurs salariés demanderont probablement un ou deux jours de congés à ces moments-là afin par exemple d’avoir un weekend prolongé. Il est donc important d’anticiper ces potentielles futures demandes pour pouvoir les administrer au mieux sans que ces congés ne nuisent au planning de l’entreprise.
Faire preuve de transparence et d’accessibilité
En ressources humaines comme ailleurs, la transparence de l’information est essentielle à une bonne gestion, mais aussi à un climat de confiance dans l’entreprise. Assurez-vous donc que vos collaborateurs disposent toujours d’un solde de congés à la fois à jour et facilement accessible (à l’aide d’un outil dédié par exemple).
Disposer de cette information en temps réel vous permettra également d’informer les collaborateurs qui ont des jours à solder, ce qui rejoint notre point précédent sur le fait d’anticiper les demandes de congés. Les collaborateurs éviteront, eux, de perdre des jours non pris ou de ne pas se voir rémunérés pour ces jours non pris. La transparence de l’information leur permet d’éviter de se retrouver lésés et contribue à un meilleur climat social dans l’entreprise et de meilleures conditions de travail.
Attribuer des règles justes
Selon votre domaine d’activité, le nombre de collaborateurs ou votre zone géographique, il peut parfois être nécessaire d’imposer des dates de congés à ses salariés. C’est par exemple le cas des entreprises qui ferment annuellement durant certaines périodes de l’année. D’autre part, certains services ne peuvent pas se permettre de voir leurs ressources diminuer à une certaine période de l’année, et il serait donc compliqué d’accepter une demande de congé à ce moment-là.
Prenez donc le temps d’expliquer bien à l’avance ces différentes réalités de l’entreprise à vos collaborateurs. Donnez-leur des exemples, des chiffres, des explications pour mieux leur faire comprendre ces décisions. Et surtout, faites le bien à l’avance, afin de leur permettre d’anticiper la prise (ou non prise) de congés à la fois en termes personnel et professionnel. Expliquez les différentes contraintes, et engagez la discussion pour définir ensemble qui pourra poser ses congés selon certains critères afin de proposer des règles les plus justes possibles (ex : vacances imposées au conjoint du salarié, contraintes en raison des vacances scolaires, etc).
Par ailleurs, vous pourrez choisir de privilégier la personne ayant accepté de décaler ses congés pour permettre à un autre collaborateur de prendre les siens.
Ces règles rejoignent nos deux points précédents, à savoir la bonne anticipation et la clarté de l’information dans l’entreprise.
