Si l’informatique a envahi chaque recoin de nos existences depuis quelques années, il est un domaine qui y a été particulièrement sensible : il s’agit du monde de l’entreprise. Il existe quantité de gestes et d’actions du quotidien qui sont aujourd’hui réalisables depuis chez soi ou depuis son bureau sans se déplacer. Cela représente un gain de temps inestimable, d’autant plus lorsqu’il est question de réaliser des démarches administratives. Fini le temps de trajet pour vous rendre jusqu’au guichet de l’administration concernée. Finies les interminables attentes devant ledit guichet. Et finies aussi les possibles incompréhensions quant à vos demandes. Aujourd’hui, depuis votre ordinateur ou même un smartphone, tout devient rapide, clair et précis.
Sans prétendre être exhaustif, je vous propose avec ce billet de faire un tour d’horizon des procédures qui peuvent dorénavant être faites sur l’internet. Que vous en soyez simplement au stade où vous hésitez encore à vous lancer dans l’entrepreneuriat, que vous soyez actuellement en plein montage de votre société, ou que vous ayez ponctuellement des demandes de documents à effectuer, j’espère avec cet article répondre à la plupart de vos questions.
Créer son entreprise
La plupart des actes nécessaires à la création d’entreprise sont réalisables via le net. Une aubaine alors que vous, futur chef d’entreprise, vous trouvez dans une période dense en termes d’activité.
Se renseigner
L’internet va tout d’abord représenter une source d’informations infinie qui va vous aider à trouver des réponses à la moindre de vos questions. Attention cependant, car certaines informations n’y sont pas vérifiées et on peut y trouver, pour parler trivialement, tout et rien. Privilégiez les sources officielles, en l’occurrence concernant la création d’entreprise, les sites gouvernementaux ou affiliés. N’hésitez pas à recouper les informations si vous avez le moindre doute sur le site où vous les avez trouvées.
Choisir la forme juridique de votre entreprise
La forme juridique que vous allez choisir pour votre société va décider en grande partie des démarches à effectuer par la suite. Certains statuts, comme le micro-entrepreneuriat, allègent considérablement le versant administratif de cette étape. D’autres sont plus complexes. Mais là encore, l’internet vous sera d’un grand secours.
L’immatriculer
Là encore, il s’agit d’une action pouvant être réalisée à distance. Vous allez pouvoir inscrire votre société au RCS puis, dans la foulée, faire une demande de kbis sur infonet. Le kbis est un document essentiel pour tout chef d’entreprise sur le plan juridique dans la mesure où il atteste de cette immatriculation au registre du Commerce et des Sociétés. En un mot comme en cent, être en possession de votre kbis vous autorise légalement à démarrer votre activité.
Gérer les démarches de fonctionnement au quotidien
Ces dernières sont nombreuses et indispensables au bon fonctionnement de votre business :
- souscription d’un contrat d’assurance couvrant votre société et les activités qui en découlent
- ouverture d’un compte bancaire dédié, en pensant à demander carte bancaire et/ou carnet de chèques au nom de l’entreprise
- préparation des documents commerciaux, comme bons de commande, factures et autres
- souscription d’abonnements téléphonie/internet et électricité
Là encore, ceci peut être effectué à distance.
Mettre en place les registres obligatoires
Je m’éloigne avec ce paragraphe du propos initial de ce billet, de l’internet en l’occurrence, mais les démarches qui suivent sont elles aussi de grande importance puisqu’il s’agit de documents à mettre en place au plus vite et à tenir à disposition de l’inspection du travail si besoin est. Le principal est évidemment le registre du personnel. Vous devez l’ouvrir dès l’accueil au sein de votre société du tout premier employé, qu’il soit salarié ou stagiaire. Identification du salarié, poste occupé, type de contrat, les informations à fournir sont toutes celles touchant à l’activité de chaque personne au sein de votre entreprise. Dans le cas où vous avez recours à un ou des travailleurs à domicile, ces derniers doivent faire l’objet de la création d’un registre séparé les concernant eux uniquement.
Pour les entreprises qui pratiquent le travail dominical et/ou le travail en équipe, ces dispositions particulières font, elles aussi, appel à la création de registres dédiés.
D’autres registres sont tout aussi obligatoires, quand bien même on peut les juger de moindres importances :
- le registre des accidents bénins non déclarés
- le DUERP, Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels
- le registre des alertes en matière d’environnement et de santé publique
- le registre du Comité Social et Économique pour les entreprises de moins de 50 salariés où un CSE est mis en place
- le registre de sécurité incendie
- le registre des vérifications électriques
Tout ceci peut vous paraître contraignant, mais une fois mis en place, ces registres ne nécessitent que des mises à jour ponctuelles. Ne perdez cela dit pas de vue que tout manquement à ces obligations légales vous expose de fait et par définition à des amendes qualifiées.
Vous serez alors prêt à exercer, en toute sérénité.
